Утверждаю

Председатель Брасовского

районного суда

А.Н. Самков

20 января 2026 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве в Брасовском районном суде Брянской области

Настоящее Положение об архиве суда общей юрисдикции разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. № 56.

1. Общие положения

1.1. Документы Брасовского районного суда общей юрисдикции (далее - суд), образующиеся в процессе деятельности, имеющие историческое, научное, практическое, хозяйственное, социально-культурное значение, относятся к федеральной собственности и подлежат хранению в архиве суда.

1.2. В суде обеспечивается сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архива.

1.3. Архив создается в суде для централизованного хранения и использования документов постоянного, временного хранения и является подразделением суда, работа которого организуется на основании Положения об архиве, утверждаемого председателем суда.

1.4. В своей деятельности работники архива суда руководствуются законодательством Российской Федерации об архивном деле, о судебной системе в Российской Федерации, нормативными методическими и распорядительными документами Судебного департамента при Верховном Суде РФ и Управления Судебного департамента в Брянской области, настоящим Положением, указаниями председателя суда.

2. Задачи и функции деятельности архива

2.1. Основными задачами деятельности архива суда являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 3 настоящего Положения;

- использование хранящихся в архиве документов;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- подготовка и передача документов на постоянное хранение;

- обработка документов в соответствии с требованиями архивного делопроизводства и обеспечение сохранности и условий хранения.

2.2. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений суда, являющихся источниками комплектования архива;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- формирует научно-справочный аппарат. Поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует информационное обеспечение и обслуживание председателя суда, судей, руководителей структурных подразделений суда, выдает документы архива по запросам юридических и физических лиц, ведет учет и анализ использования этих документов;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях суда - источниках комплектования архивов;

- участвует в работе по составлению сводной номенклатуры дел суда; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям суда в работе с документами, участвует в разработке методических документов по архивному делу и документационному обеспечению суда.

3. Источники комплектования архива и состав документов, подлежащих передаче в архив

3.1. Источниками комплектования архива суда являются структурные подразделения суда, судьи, в ходе деятельности которых образуются документы, подлежащие в соответствии со сводной номенклатурой дел передаче на хранение в архив.

3.2. В состав документов, подлежащих передаче в архив, входят дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, предусмотренные приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2022 г. № 242 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения и Порядка хранения некоторых видов документов, предусмотренных Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»

3.3. Все документы и материалы, находящиеся на хранении в архиве подлежат учету и описи.

3.4. В архиве ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения.

3.5. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается и ведется:

1) Основная учетная документация:

- паспорт архива;

- учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда;

- книга учета поступления и выбытия дел, документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- описи дел;

- реестр описей.

2) Методические материалы и правила по различным видам архивных работ и служебного использования документальных материалов архива.

3.6 Учет поступления и выбытия дел в архиве суда осуществляется на основании:

- описи дел структурного подразделения и годового раздела описи дел суда;

- номенклатуры, заменяющей годовой раздел описи дел;

- акты о технических ошибках в учетных документах;

- акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных);

- акта об утрате документов;

- акта приема-передачи архивных документов на хранение;

- акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях архивных документов.

4. Права и ответственность

4.1. Для выполнения основных задач и функций работник архива суда имеет право:

- требовать от структурных подразделений суда своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях суда, являющихся источниками комплектования архива суда;

- запрашивать от структурных подразделений суда необходимые для работы архива сведения и документы;

- участвовать в мероприятиях по повышению квалификации работников архива, проводимых Управлением Судебного департамента в Брянской области, Управлением по делам архивов Брянской области.

4.2. Лицо, ответственное за работу архива, в целях выполнения возложенных функций имеет право контролировать выполнение установленных правил делопроизводства и архивного дела в структурных подразделениях суда.

4.3. Работники архива несут ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к архивным документам.

4.4. Обязанности и ответственность лица, ответственного за работу архива, определяются должностными инструкциями, утверждаемыми председателем суда.

4.5. Работники, ответственные за работу архива и архивное дело, работники аппарата суда, судьи в чьем временном служебном пользовании находятся архивные документы, несут ответственность за утрату и порчу документов архива суда в соответствии с действующим законодательством.

5. Обеспечение деятельности архива суда

5.1. Деятельность архива обеспечивается работниками аппарата суда.

5.2. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.

5.3. Общее руководство и контроль деятельности архива осуществляет председатель суда. Организует работу архива - администратор суда.

5.4. Архив работает в тесном взаимодействии со структурными подразделениями суда.

6.Заключительные положения

6.1. Работа архива регламентируется Положением об архиве в суде.

6.2. Положение об архиве утверждается председателем суда. Деятельность работников архива регламентируется должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

6.3.Ведение архивного делопроизводства осуществляется в соответствии с положениями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования.

Согласовано

«22» января 2026 года